Windows Information Protection (WIP): Ein Muss für den Schutz von Unternehmensdaten in Office

Datensicherheit ist eine der größten Herausforderungen für Unternehmen im digitalen Zeitalter. Insbesondere die Trennung von geschäftlichen und privaten Daten gewinnt an Bedeutung, da immer mehr Mitarbeitende auf hybrides Arbeiten setzen und sowohl geschäftliche als auch private Aufgaben auf einem Gerät erledigen. Microsoft Office bietet in Verbindung mit Windows leistungsfähige Mechanismen wie Windows Information Protection (WIP), um sensible Unternehmensdaten zu schützen und klare Grenzen zwischen privat und geschäftlich genutzten Informationen zu ziehen.

Schutz personenbezogener Daten im Kontext 2024

Der Schutz personenbezogener Daten ist längst nicht mehr nur eine Frage der rechtlichen Compliance. Angesichts der Zunahme von Cyberattacken, Datendiebstahl und Ransomware-Angriffen im Jahr 2024 stehen Unternehmen unter großem Druck, ihre Dateninfrastrukturen zu sichern.

Jede Interaktion im Netz – sei es über Apps, Online-Spiele, das Surfen auf Webseiten oder die Nutzung sozialer Medien – hinterlässt Spuren. Apps sammeln oft umfangreiche Daten über die Nutzer, von Standortinformationen bis hin zu persönlichen Vorlieben. Ein in diesem Zusammenhang besonders häufig genannter Bereich ist auch das Online-Glücksspiel. Manche Spieler verlieren das Vertrauen in die umfangreichen persönlichen Daten, die von staatlichen Stellen gesammelt werden, und ziehen es vor, hier ohne Verifizierung spielen zu können.

Aber auch wenn die Daten nicht von den Nutzern angegeben werden, werden sie zum Teil im Hintergrund gesammelt: Cookies und Webcrawler verfolgen das Nutzerverhalten im Internet, um personalisierte Werbung zu schalten oder Profile zu erstellen. Social-Media-Plattformen sammeln und analysieren große Mengen personenbezogener Daten, um zielgerichtete Inhalte anbieten zu können. In der Europäischen Union ist die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nach wie vor der Goldstandard für den Schutz personenbezogener Daten. Sie verlangt von Unternehmen den Einsatz wirksamer Datenschutzmaßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen und Datentrennung.

In der zweiten Jahreshälfte 2024 hat die Europäische Kommission neue Empfehlungen für hybride Arbeitsumgebungen veröffentlicht, die die Notwendigkeit strengerer Richtlinien für die Datenverwaltung unterstreichen. Dies führt zu einem verstärkten Fokus auf Lösungen, die nicht nur personenbezogene Daten schützen, sondern auch sicherstellen, dass geschäftliche und private Daten nicht vermischt werden – und genau hier kommt WIP ins Spiel.

Windows Information Protection (WIP)

Windows Information Protection (WIP) wurde entwickelt, um die Trennung von geschäftlichen und persönlichen Daten auf Windows-Geräten zu ermöglichen. Diese Funktion ist besonders in Umgebungen wichtig, in denen Mitarbeiter sowohl geschäftliche als auch private Aufgaben auf einem Gerät erledigen. WIP klassifiziert und schützt Unternehmensdaten und verhindert, dass sie versehentlich mit persönlichen Anwendungen oder Konten geteilt werden.

Trennung von Unternehmens- und Privatdaten

Eines der Hauptmerkmale von WIP ist die Fähigkeit, zwischen geschäftlichen und privaten Daten zu unterscheiden, selbst wenn beide auf demselben Gerät verwendet werden. Dies ist besonders wichtig in BYOD-Umgebungen (Bring Your Own Device), in denen der private PC und der für die Arbeit genutzte PC ein und derselbe sind und die Mitarbeiter ihre eigenen Geräte sowohl für private als auch für berufliche Zwecke nutzen.

Kontrolle auf Anwendungsebene

Mit WIP können Unternehmen festlegen, welche Anwendungen auf Unternehmensdaten zugreifen dürfen. Nicht autorisierte Anwendungen werden am Zugriff auf geschützte Daten oder an der Verwendung in unsicheren Umgebungen gehindert. Dies wird durch die Integration von Microsoft Intune oder einer ähnlichen Mobile Device Management (MDM) Lösung erreicht.

Versehentliches Teilen verhindern

Eine weitere wichtige Funktion von WIP ist die Verhinderung der versehentlichen Weitergabe von Unternehmensdaten. Wenn ein Benutzer versucht, eine geschützte Datei über eine nicht autorisierte Anwendung oder ein nicht geschütztes Netzwerk zu versenden, blockiert WIP automatisch den Vorgang und benachrichtigt den Benutzer.

Integration mit Office 365

Die nahtlose Integration von WIP mit Microsoft Office und Office 365 ist ein großer Vorteil für Unternehmen. Durch die Verwendung von WIP in Kombination mit Office 365-Diensten wie OneDrive und SharePoint können Unternehmen sicherstellen, dass in der Cloud gespeicherte Unternehmensdaten denselben hohen Sicherheitsstandards unterliegen wie lokal gespeicherte Daten.

Verschlüsselung auf Dateiebene

WIP verschlüsselt Daten auf Dateiebene, d.h. die Verschlüsselung ist direkt in die Datei integriert, so dass diese auch dann geschützt ist, wenn sie das Unternehmen verlässt. Diese Verschlüsselung bleibt auch erhalten, wenn die Datei auf ein anderes Gerät kopiert oder per E-Mail versendet wird.

Administratoren können WIP entweder im „Silent“- oder im „Enforced“-Modus konfigurieren. Im „Enforced“-Modus greift WIP aktiv in den Datenfluss ein und erzwingt die Trennung von geschäftlichen und privaten Daten. WIP verwendet auch DLP-Techniken (Data Loss Prevention), um sicherzustellen, dass Daten nicht versehentlich oder absichtlich in ungeschützte Bereiche verschoben werden.

Fazit

Windows Information Protection (WIP) ist eine unverzichtbare Lösung für Unternehmen, die sicherstellen wollen, dass ihre Daten auch in hybriden Arbeitsumgebungen geschützt sind. Die Fähigkeit, zwischen privaten und geschäftlichen Daten zu unterscheiden und gleichzeitig den Zugriff auf geschäftliche Informationen zu kontrollieren, bietet Unternehmen den Schutz, den sie benötigen, um die Risiken der digitalen Arbeitswelt im Jahr 2024 zu minimieren.

Quellen: