Die richtige Beschriftung eines Briefes ist eine Grundvoraussetzung für eine schnelle und zuverlässige Zustellung. Es ist wichtig, sowohl den Absender als auch den Empfänger deutlich auf dem Umschlag zu vermerken. Dies erleichtert der Post die Zustellung und hat den Vorteil, dass ein Brief bei Unzustellbarkeit an den Absender zurückgeschickt werden kann. Insbesondere bei offiziellen Dokumenten, Bewerbungen oder anderen wichtigen Briefen ist die richtige Platzierung der Adressdaten von entscheidender Bedeutung. Im Folgenden werden die Regeln und bewährten Verfahren für die Beschriftung von Briefen sowohl für den Absender als auch für den Empfänger erläutert.
Bedeutung der korrekten Briefbeschriftung
Die richtige Beschriftung eines Briefes ist ein wesentlicher Bestandteil des Postverkehrs. Sie stellt sicher, dass der Brief den gewünschten Empfänger erreicht und bei Problemen an den Absender zurückgeschickt werden kann. Eine fehlerhafte oder unvollständige Beschriftung kann zu Verzögerungen, Rücksendungen oder sogar zum Verlust des Briefes führen. Insbesondere bei Geschäftskorrespondenz oder offiziellen Schreiben wie Bewerbungen oder Rechnungen ist eine genaue und korrekte Adressierung unerlässlich.
Damit Briefe maschinell verarbeitet und schnell zugestellt werden können, gibt es in Deutschland Standards und Empfehlungen für die Platzierung von Absender- und Empfängerangaben. Die Deutsche Post gibt hierzu klare Vorgaben, die für eine reibungslose Zustellung eingehalten werden sollten.
Wo steht der Empfänger auf dem Brief?
Die Empfängeradresse, auch Bestimmungsadresse genannt, muss auf dem Umschlag an einer klar definierten Stelle stehen. In der Regel befindet sie sich auf der Vorderseite des Umschlags unten rechts. Genauer gesagt sollte die Empfängeradresse in einem Bereich von ca. 40 mm vom unteren Rand und 15 mm vom rechten Rand des Umschlags positioniert werden.
Format und Platzierung der Empfängeradresse:
- Empfängername: Der Name des Empfängers steht immer in der ersten Zeile. Bei Geschäftspost kann hier auch der Name der Firma oder Organisation stehen.
- Straße und Hausnummer: Die zweite Zeile enthält die Straße und Hausnummer, an die der Brief gesendet werden soll. Bei Postfachadressen kann in dieser Zeile auch die Postfachnummer angegeben werden.
- Postleitzahl und Ort: Die dritte Zeile enthält die Postleitzahl und den Bestimmungsort. Die Postleitzahl ist wichtig, da sie die Zustellung in der betreffenden Region erleichtert.
Ein Beispiel für die Empfängeradresse wäre: Max Mustermann
Beispielstraße 12
12345 Musterstadt
Tipp: Bei internationalen Briefen ist in der letzten Zeile das Bestimmungsland in Großbuchstaben anzugeben, z.B.: GERMANY
Wo steht der Absender auf dem Brief?
Der Absender gibt Auskunft über den Absender und ermöglicht die Rücksendung, falls der Brief unzustellbar ist. Die Position des Absenders auf dem Umschlag kann variieren, aber es gibt standardisierte Empfehlungen. In Deutschland befindet sich der Absender in der Regel in der linken oberen Ecke des Briefumschlags. Alternativ kann der Absender auch auf der Rückseite des Umschlags auf der Verschlussklappe vermerkt werden.
Format und Platzierung der Absenderadresse:
- Absendername: Der Name des Absenders steht in der ersten Zeile.
- Straße und Hausnummer: In der zweiten Zeile folgt die Adresse des Absenders mit Straße und Hausnummer.
- Postleitzahl und Ort: In der dritten Zeile steht die Postleitzahl und der Wohnort des Absenders.
Ein Beispiel für die Absenderadresse wäre: Anna Müller
Hauptstraße 5
54321 Beispielhausen
Rückseitige Platzierung: Wird die Absenderadresse auf die Rückseite des Briefes geschrieben, sollte sie zentriert oder linksbündig auf der Verschlussklappe des Umschlags stehen. Dies ist insbesondere bei förmlichen Briefen wie Bewerbungsschreiben üblich.
Weitere wichtige Aspekte zur Briefbeschriftung
Die korrekte Beschriftung eines Briefes umfasst mehr als nur die Platzierung von Absender und Empfänger. Es gibt weitere Punkte, die beachtet werden müssen, damit der Brief nicht nur korrekt zugestellt wird, sondern auch professionell aussieht.
Postnorm DIN 5008: In Deutschland gibt es eine Norm, die festlegt, wie Briefe zu formatieren und zu beschriften sind – die DIN 5008. Diese Norm regelt unter anderem die Größe und Platzierung der Adresse, den Zeilenabstand sowie die Einhaltung von Mindestabständen zu den Rändern des Briefumschlags.
Schriftgröße und -stil: Die Lesbarkeit der Adresse ist entscheidend für eine korrekte Zustellung. Eine Schriftgröße von mindestens 10 Punkt wird empfohlen. Außerdem sollte eine einfache, klare Schriftart wie Arial oder Times New Roman verwendet werden, um sicherzustellen, dass die Adresse auch bei maschineller Verarbeitung des Schreibens gut lesbar ist.
Freimachung des Briefs: Die Briefmarke oder der Freimachungsvermerk muss sich immer oben rechts auf dem Umschlag befinden. Sie ist notwendig, damit der Brief verschickt werden kann. Der Platz für die Briefmarke oder das Freimachungsfeld ist von anderen Informationen oder Beschriftungen freizuhalten.
Sonderfälle der Briefbeschriftung
Es gibt Situationen, in denen besondere Arten von Adressen oder zusätzliche Informationen erforderlich sind. Hier sind einige Sonderfälle und wie man sie richtig adressiert:
c/o Adressen: Wenn der Empfänger nicht selbst unter der angegebenen Adresse wohnt, sondern bei einer anderen Person oder Firma erreichbar ist, kann die Abkürzung „c/o“ (care of) verwendet werden. Diese Abkürzung steht zwischen dem Namen des Empfängers und der Anschrift.
Beispiel:
Max Mustermann
c/o Anna Müller
Beispielstraße 12
12345 Musterstadt
Postfächer: Benutzt der Empfänger ein Postfach, so ist dies auf dem Umschlag anzugeben. Anstelle von Straße und Hausnummer wird das Postfach angegeben, gefolgt von Postleitzahl und Ort.
Beispiel:
Max Mustermann
Postfach 1234
12345 Musterstadt
Firmen- oder Behördenadressen: Bei der Adressierung von Firmen oder Behörden ist der Name der zuständigen Abteilung oder Person anzugeben. Häufig wird der Zusatz „z.Hd. (zu Händen) verwendet, um sicherzustellen, dass das Schreiben direkt die richtige Person erreicht.
Beispiel:
Firma XYZ
z.Hd. Herrn Max Mustermann
Abteilung Einkauf
Beispielstraße 12
12345 Musterstadt
Tipps für internationale Briefe
Für die Beschriftung internationaler Briefe gelten zusätzliche Regeln, um sicherzustellen, dass der Brief auch in einem anderen Land korrekt zugestellt wird. Die wichtigste Regel ist, dass das Bestimmungsland in der letzten Zeile der Empfängeradresse in Großbuchstaben geschrieben werden muss.
Beispiel:
Max Mustermann
Beispielstraße 12
12345 Musterstadt
GERMANY
Sprache der Adresse: Die Adresse kann in der Landessprache des Empfängerlandes oder in Englisch geschrieben werden. Wichtig ist, dass der Name des Landes in Englisch oder in der Landessprache angegeben wird, damit der Brief international richtig zugeordnet werden kann.
Häufige Fehler beim Beschriften von Briefen
Einige häufige Fehler bei der Beschriftung von Briefen können zu Verzögerungen oder zur Rücksendung des Briefes führen. Typische Fehler sind:
- Unleserliche Schrift: EEine unleserliche oder zu kleine Schrift erschwert die maschinelle Verarbeitung und kann zu Fehlleitungen führen.
- Falsche Platzierung der Adresse: Wenn der Empfänger oder Absender an der falschen Stelle platziert wird, kann dies die Zustellung verzögern.
- Unvollständige Adresse: Fehlen wichtige Angaben wie Postleitzahl, Straßenname oder Hausnummer, kann der Brief nicht zugestellt werden.
Um diese Fehler zu vermeiden, sollten die Absender darauf achten, dass die Adresse klar und vollständig ist und dass der Umschlag vor dem Versand sorgfältig kontrolliert wird.
Fazit
Die richtige Beschriftung eines Briefes mit klar erkennbarer Angabe von Absender und Empfänger ist ein wesentlicher Schritt, um eine reibungslose und schnelle Zustellung zu gewährleisten. Ob private oder geschäftliche Korrespondenz, eine gut lesbare und richtig platzierte Adresse stellt sicher, dass der Brief den gewünschten Empfänger erreicht und bei Problemen zurückgeschickt werden kann.
